#OHJEITA HALLITUSTYÖSKENTELYYN#

Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty (Asunto-osakeyhtiölaki, AOYL).

Isännöitsijä

Huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta ja hoitaa yhtiön muuta päivittäistä hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Isännöitsijä vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Isännöitsijän tehtävät on määritelty tarkemmin isännöintisopimuksessa (AOYL).

Yhtiökokous

Hallitus tarvitsee yhtiökokouksen päätöksen epätavallisiin ja laajakantoisiin toimiin ja toimiin, jotka vaikuttavat olennaisesti osakkeenomistajan hallinnassa olevan osakehuoneiston käyttämiseen tai osakkeenomistajan velvollisuuteen maksaa yhtiövastiketta tai muita maksuja (AOYL).

Huoltoliike ja palveluntuottajat

Huoltoliike ym. palveluntuottajat hoitavat sopimuksen mukaiset tehtävät.

1.1.1 Roolit taloyhtiön johtamisessa

Hallitus

Hallitus on päättävä elin ja vastaa toimielimenä taloyhtiön päätöksistä ja toiminnasta. Hallitus voi halutessaan roolittaa jäsentensä tehtäviä.

Hallituksessa voi olla puheenjohtajan lisäksi ainakin seuraavia rooleja:

Talousvastaava seuraa taloyhtiön talouden kehittymistä ja maksuvalmiutta sekä vastikkeiden ja maksujen tuloutumista taloyhtiölle yhteistyössä isännöitsijätoimiston taloushenkilöstön kanssa. Talousvastaava suorittaa hallituksen tositetarkastuksen.
Korjausvastaava seuraa ja on yhteistyössä isännöitsijätoimiston teknisen henkilökunnan kanssa yhtiökokouksen vahvistamien korjaushankkeiden läpiviennissä ja suunnitelmallisen korjaustoiminnan edistäjänä.
Huoltovastaava seuraa yhdessä isännöitsijätoimiston huoltokoordinaattorin kanssa taloyhtiön huolto- ja siivoustoiminnan toimivuutta ja arvioi palvelusopimusten muutostarvetta. Huoltovastaava seuraa myös talon muiden palvelusopimusten toteutumista ja muutostarvetta.
Yhteistoiminta- ja viestintävastaava huolehtii hallituksen viestinnästä osakkaille ja asukkaille sekä organisoi talon yhteistoiminnan. Hän pyrkii edistämään jätteiden lajittelua taloyhtiössä.
Energiavastaava huolehtii yhteistyössä isännöitsijätoimiston kulutusseurantaa hoitavan henkilökunnan kanssa taloyhtiön energiakulutuksesta ja tekee esityksiä hallitukselle energiasäästöä lisäävistä toimenpiteistä.

Hallituksen puheenjohtaja

on hallituksen johtava toimihenkilö ja hänellä on merkittävä vaikutusvalta asioiden hoidossa
johtaa hallituksen työskentelyä,
vastaa hallituksen pöytäkirjojen sisällöstä,
toimii tiiviissä yhteistyössä isännöinnin kanssa taloyhtiön asioiden hoitamisessa,
huolehtii siitä, että taloyhtiön sopimushallinta on kunnossa,
esiintyy ja puhuu taloyhtiön nimissä sekä johtaa taloyhtiön hallitusta, ja
on muutoksen generaattori

Tärkeinä ominaisuuksina ja taitoina hallituksen puheenjohtajalle voidaan pitää ainakin seuraavia:

Kiinnostus ja halu perehtyä taloyhtiön asioihin
Asunto-osakeyhtiöntoiminnanymmärtäminen ja halu oppia uutta
Yhteistyökyky – halu yhdessä ajaa taloyhtiön etua

Isännöitsijä

Isännöitsijä on operatiivinen johtaja, joka vastaa taloyhtiön päivittäisestä toiminnasta ja raportoi (on työparina) taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalle.
Isännöitsijä on hallitukselle ja sen puheenjohtajalle asiantuntija ja neuvonantaja.
Isännöitsijä toteuttaa hallituksen kokouksissa tehdyt päätökset ja hänellä on näihin käytettävissään hallituksen määrittelemä budjetti.
Isännöitsijä saa valtuutuksensa taloyhtiön hallitukselta, joka valitsee (tai erottaa) isännöitsijän.

1.1.2 Hallituksen tehtävät

Lakisääteiset tehtävät (AOYL)

Taloyhtiön edun valvonta
Strategiset tehtävät (kiinteistön ylläpitoon liittyvät strategiat):

Talouden strategia: hyvästä maksuvalmiudesta huolehtiminen
Turvallisuusstrategia: riskien hallinta
Kiinteistön ylläpitostrategia: suunnitelmallinen korjaustoiminta

Kokonaisuuden hallinta ja tulevaisuuden suunnittelu:

Talokanavan kautta luotu avoimuus
Suunnitelmallinen korjaustoiminta

Isännöitsijän valitseminen, isännöitsijän tukeminen ja tarvittaessa erottaminen
Yhdenvertaisuuden noudattaminen
Yhtiön taloudesta vastaaminen:

Yhtiön rahatilanne on koko ajan hallituksen nähtävillä ja sovitun mukainen raportointi Talokanavassa

Yhtiöjärjestyksen noudattaminen (yhtiöjärjestys on nähtävillä Talokanavassa). Taloyhtiön hyvä hallintotapa-suositus 2016: ”Suositeltavaa on, että hallituksen puheenjohtaja ja jäsenet osallistuvat alan järjestöjen koulutuksiin tai verkkokursseille ja hankkivat alan kirjallisuutta”. Hallituksen jäsenet voivat hankkia taloyhtiön kustannuksella hallitustyön hoitamista edistävää kirjallisuutta ilmoittamalla asiasta hallituksen puheenjohtajalle.

Hallituksen tärkeänä tehtävän on välittää omistajan tahtotila palveluntarjoajille ja kiinnittää asioissa huomiota asumisen näkökulmaan.

1.1.3 Hallituksen puheenjohtajan tehtävät

Hallituksen puheenjohtajan tehtäviin kuuluu:

Valvoa, että hallitus täyttää sille kuuluvat tehtävät
Huolehtia, että hallitus kokoontuu riittävän usein ja aina tarvittaessa
Vastata hallitukselle tuotavien asioiden valmistelusta ja niihin perehtymisestä yhteistyössä isännöitsijän kanssa
Johtaa hallituksen kokousta, varmistaa hallituksen päätöksentekokyky ja pitää yllä kokouskuria
Ratkaista asia äänten mennessä tasan
Valvoa päätösten toimeenpanoa
Huolehtia kaikkien jäsenten tiedonsaannista perehdytyksellä ja koulutuksella
Pitää tilikauden aikana tarvittaessa yhteyttä tilintarkastajaan

1.2 Hallituksen jäsenen perehdyttäminen, tiedonsaanti ja koulutus

Uuden jäsenen perehdyttäminen on SKH:ssa suunnitelmallista. Taloyhtiön hyvä hallintotapa-suositus antaa viitteitä siitä, kuinka hallituksen jäsen ja hallituksen puheenjohtaja tulee kouluttaa ja perehdyttää:

”Hallituksen uusi jäsen ja puheenjohtaja on perehdytettävä tehtäväänsä. Hallituksen uuden jäsenen perehdyttää ensisijaisesti hallituksen puheenjohtaja. Uuden puheenjohtajan perehdyttää yleensä edellinen hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä.”

Hallituksen jäsenet voivat lisäksi osallistua taloyhtiön kustannuksella hallitustyön hoitamista edistävään koulutukseen sopimalla asiasta hallituksen puheenjohtajan kanssa.

Katso SKH:n perehdytysvideo, sieltä saat paljon tärkeää tietoa hallituksen jäsenenä toimimisesta:

https://youtu.be/IZ6Ap_Gpz70

1.3 Hyvä hallintotapa

Kiinteistöalan merkittävimmät järjestöt ovat laatineet Hyvä hallintotapasuosituksen taloyhtiöille 2016.

”Hyvä hallintotapa-suositus helpottaa ja yhdenmukaistaa asunto-osakeyhtiölain yleisten periaatteiden soveltamista käytännössä sekä täydentää lain vähimmäisvaatimuksia. Hyvän hallintotavan noudattaminen lisää luottamusta taloyhtiön osakkaiden ja johdon kesken sekä parantaa asumisviihtyisyyttä ja asumisolojen ja -kustannusten ennakoitavuutta. Se myös tehostaa ja helpottaa taloyhtiön hallintoa ja toimintaa sekä edistää taloyhtiön hoitoa ja kehitystä vastaamaan osakkaiden (ja asukkaiden) tarpeita.”

Lue lisää hyvästä hallintotavasta: Taloyhtiön hyvä hallintotapa-suositus 2016 on liitteenä.

Huutjärvi Yhtiöt on sitoutunut toimimaan hallituksen vahvistaman suosituksen mukaisesti.

1.4 Päätöksenteko hallituksessa

1.4.1 Yleistä

Hallituksessa päätöksenteko on muodollisesti yhtiökokouksen päätöksentekoa vapaampaa.

Asunto-osakeyhtiölaki ei edellytä, että hallitus tekisi päätöksiä vain samaan tilaan kokoontuessaan. Päätöksiä voi syntyä myös ilman, että hallitus kokoontuu, tämä on todettu nimenomaisesti asunto-osakeyhtiölaissa. Tällaiselle päätöksentekomenettelyn käyttämiselle ei ole asetettu erityisiä muotovaatimuksia, kuten kaikkien hallituksen jäsenten osallistumista. Ainoana rajoitteena on se, että lain mukaan hallitus ei saa kuitenkaan tehdä päätöstä, ellei kaikille hallituksen jäsenille ole mahdollisuuksien mukaan varattu tilaisuutta osallistua asian käsittelyyn. Mikäli kaikki hallituksen jäsenet käyttävät sähköpostia, on päätösten tekeminen sähköpostitse tänä päivänä varsin näppärää.

Asunto-osakeyhtiölain mukaan, jos päätös tehdään pitämättä kokousta, päätös on kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä, kuten hallituksen kokouspöytäkirjat yleensäkin. Tämä ei kuitenkaan nähdäksemme tarkoita sitä, että kaikista kokousvälillä sähköpostitse syntyneistä päätöksistä tulisi kirjata oma päätöspöytäkirja. Päätökset voidaan kirjata myös seuraavan kokouksen pöytäkirjaan.

Huutjärvi Yhtiöt pyrkii osaltaan varmistamaan helpon hallitustyöskentelyn ja olemme pitäneet tärkeänä helpottaa hallituksen päätöksentekoa.

Me Huutjärvi Yhtiössä pyrimme tunnistamaan tilanteet, jossa eteen tullut hallituksen päätöstä vaativa tilanne on luonteeltaan ja kiireellisyydeltään sellainen, että päätöksen voisi tehdä kokoontumatta. Pystymme hakemaan hallitukselta tarvittavat päätökset toiminnanohjausjärjestelmämme kautta. toiminnanohjausjärjestelmään myös kirjataan kaikki hallituksen tekemät päätökset sekä toisaalta hallituksen päätöstä odottavat asiat (päätöstarpeet).

Hallitus saa näistä tietoa viikkokirjeessä, mutta kootusti hallitukselle tulevia päätösasioita voi seurat myös kotisivuillamme on mahdollista saada näkyviin hallituksen kokouksen asiat, jossa näkyvät kokousvälillä tehdyt päätökset sekä asiat, joista on tarkoitus päättää tulevassa kokouksessa.

1.4.2 Esteellisyys

Taloyhtiön hyvä hallintotapa-suositus 2016:

”Hallituksen jäsen ei osallistu asian valmisteluun, käsittelyyn eikä päätöksentekoon, jos kysymyksessä on taloyhtiön ja hallituksen jäsenen välinen toimi tai jäsenellä on muuten odotettavissa asiassa olennaista, taloyhtiön edun kanssa mahdollisesti ristiriidassa olevaa suoraa tai välillistä etua.”

Hallituksen jäsen ei saa asunto-osakeyhtiölain mukaan osallistua sellaisen asian käsittelyyn, joka koskee:

hänen ja yhtiön välistä sopimusta tai muuta oikeustointa;
sellaista hänen hallinnassaan olevan osakehuoneiston uudistusta tai muuta kuin välttämätöntä kunnossapitoa, joka poikkeaa muiden osakkeenomistajien hallinnassa olevien osakehuoneistojen kunnossapidosta tai uudistamisesta;
hänen osakehuoneistonsa ottamista yhtiön hallintaan. Hallituksen jäsen ei myöskään saa ottaa osaa yhtiön ja kolmannen välisen 1. kohdassa tarkoitetun asian käsittelyyn, jos hänellä on odotettavissa siitä olennaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa yhtiön edun kanssa.

Edellä tässä asunto-osakeyhtiölain pykälässä säädettyä sovelletaan myös, kun päätetään yhtiön puhevallan käyttämisestä oikeudenkäynnissä tai muuten.

Edellä mainitut hallituksen jäsenen esteellisyysperusteet soveltuvat myös isännöitsijään.

Hallitus ohjaa ja valvoo asunto-osakeyhtiötä. Hallitus tekee asunto-osakeyhtiötä koskevia päätöksiä asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti. Hallituksen jäsen ei aja omaa tai edustamansa tahon etua toimiessaan hallituksen jäsenenä. Jos ristiriidan mahdollisuus on olemassa, tulee hallituksen jäsenen jäävätä itsensä ja pidättäytyä asian käsittelyyn osallistumisesta.

1.4.3 Mitä asioita käsitellään hallituksen kokouksessa ja miten saan asiani hallituksen työlistalle?

Talokanavasta on mahdollista saada näkyviin tulevan hallituksen kokouksen asiat, jossa näkyvät kokousvälillä tehdyt päätökset sekä asiat, joista on tarkoitus päättää tulevassa kokouksessa. Asian lisääminen esityslistalle onnistuu luomalla ao. linkin kautta palvelupyynnön, jolle saadaan lisättyä päätös tai muu kirjaus. Palvelupyynnön näkyvyys voidaan samalla myös määritellä saako kirjauksen sisältö näkyä kaikille osakkaille ja taloyhtiön vuokralaisille.

https://www.skh.fi/Ilmoita/

Kokouksen valmistelu aloitetaan kaksi viikkoa ennen kokousta, joten huolehdithan asioiden kirjauksen palvelupyynnöille hyvissä ajoin.

Mikäli haluat lisätä tai täydentää kokouksessa käsiteltäviä asioita jo lähetettyyn esityslistaan, niin ilmoitathan siitä välittömästi, viimeistään 2 päivää ennen kokousta isännöitsijälle.

1.5 Hallituksen jäsenen vaitiolovelvollisuus

Hallituksen jäsenen on noudatettava hyvää tapaa henkilötietoja käsitellessään sekä kunnioitettava toimissaan yksityisyyden suojaa.

Hallituksen kokouspöytäkirja ei ole julkinen asiakirja; vain tilintarkastajalla on oikeus saada hallituksen pöytäkirjat nähtäväkseen. Osakkeenomistajalla ei ole oikeutta saada hallituksen pöytäkirjoja nähtäväkseen, ellei hallitus anna siihen suostumustaan. Osakkeenomistajalla on kuitenkin oikeus saada tieto hallituksen päätöksestä, jos se koskee hänen omistamiinsa yhtiön osakkeisiin perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta suhteessa yhtiöön tai toiseen osakkeenomistajaan.

Hallituksen kokoukset eivät ole avoimia tilaisuuksia, eikä niitä saa äänittää tai videoida.

1.6 Hallituksen jäsenten vastuuvakuutus

Huutjärvi Yhtiöt huolehtii kiinteistön vakuuttamisesta niin, että myös hallituksen toiminta on vakuutettua. Vakuutus sisältää myös taloyhtiön oikeusturvavakuutuksen ja hallituksen sekä yhtiökokouksen puheenjohtajan vastuuvakuutuksen. Halutessasi muutoksia vakuutukseen, ota asia esille isännöitsijätoimiston edustajan kanssa.

1.7 Hallituksen jäsenen velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista

Hallituksen jäsenet ovat velvollisia täyttämään Ilmoitus sidonnaisuuksista -lomakkeen, mikäli heillä on sidonnaisuuksia. Lomake sekä lomakkeen täyttöohjeet löydät hallituksen järjestäytymiskokouksesta.

1.8 Taloyhtiön turvallisuushenkilöstö

Taloyhtiön turvallisuushenkilöstön valinta ja asianmukainen järjestäminen ovat hallituksen vastuulla. Turvallisuushenkilöstö vastaa taloyhtiön pelastus- ja turvallisuusasioista. He huolehtivat, että pelastussuunnitelma on tehty ja ajan tasalla sekä tiedotettu keskeisiltä osin taloyhtiön asukkaille. Turvallisuushenkilöstö seuraa ja ehdottaa hallitukselle taloyhtiön turvallista asumista lisääviä toimenpiteitä. Taloyhtiön turvallisuushenkilöstöön kuuluu turvallisuuspäällikkö, turvallisuuspäällikön apulainen, väestönsuojan hoitaja ja väestönsuojan hoitajan apulainen.

1.9 AKHA ry

Kiinteistöalan ammattilaiset AKHA ry on asunto- ja kiinteistöyhtiöiden hallinnan ja hallitustyöskentelyn osaamisverkosto. AKHA ylläpitää rekisteriä mm. hallitustyöskentelyn asiantuntijoista.

Ulkopuolinen asiantuntija hallitukseen?

Asiantuntijan rooli

asiantuntija hallituksen puheenjohtajana
asiantuntija hallituksen jäsenenä
asiantuntijana läsnä hallituksen kokouksissa
asiantuntija yhtiökokouksen puheenjohtajana

Milloin tarvitaan ulkopuolista asiantuntijaa?

Asiantuntijaa voidaan tarvita hallitukseen muun muassa silloin kun taloyhtiössä on suuria ristiriitoja ja mahdollisia vireillä olevia oikeudenkäyntejä tai osakkaat eivät halua hallitukseen taikka rakennus on elinkaarensa takia erittäin haastavassa vaiheessa.

1.10 Hallituksen omatoimiostot

Huutjärvi Yhtiöt Oy:n Hinnoittelumallin lähtökohta on, että asiakas maksaa vain käyttämästään palvelusta. Taloyhtiöitä on erilaisia, mutta me haluamme kannustaa hallituksia omatoimisuuteen myös hinnoittelullamme. Hallituksen itse tekemästä ostosta ei veloiteta ostokorvausta, jos oston määrä on alle 2000 €. Emme myöskään veloita ostokorvausta hallituksen omatoimiostoista 2.000 € saakka, vaikka oston summa kasvaisi.

Se, ettei ostokorvausta veloiteta edellyttää, ettei asian hoidosta aiheudu meille ylimääräistä työtä ja siksi ostokorvauksesta vapautuminen edellyttää, että sovittuja prosesseja on noudatettu. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ostosta tulee tehdä merkintä Huutjärvi Yhtiöiden järjestelmiin, jotta osaamme odottaa laskua ja maksaa sen sovitun mukaisesti.

Ostokorvauksia ei peritä, jos taloyhtiö tekee itse oston https://www.skh.fi/ilmoita

1.11 Miten laskutan taloyhtiölle tekemäni hankinnat?

Hallituksen jäsenen maksamat taloyhtiön hankinnat maksetaan selvityksen ja ostokuittien perusteella. Hallituksen jäsenen tulee toimittaa ”Selvitys hankinnoista” – lomake liitteineen (sisältäen ostokuitit) sähköpostiosoitteeseen huki-palvelut@kymp.net (tai postitse osoitteeseen Huutjärvi Yhtiöt Motellikuja 2 49220 SILTAKYLÄ. Huomioithan, että LASKELMASTA tulee selvitä maksaja (= taloyhtiö), saaja ja saajan tilinumero.

1.12 Palautteen antaminen Huutjärvi Yhtiöille

Asiakastyytyväisyys on meille tärkeää. Strategiamme painopiste on edelleen kehittää toimintaa ja isännöintiä, ja siksi investoimme tulevaisuuteen merkittävästi.

Palautteen antaminen onnistuu helpoiten suoraan asiaa hoitavan henkilön kanssa. Mikäli et saa asiaasi sitä kautta eteenpäin voi palautetta antaa myös ao. sähköpostin kautta.

2 HALLITUKSEN VUOSI

Taloyhtiön hyvä hallintotapa – suositus 2016 oppaan mukaan: ”Hallituksen on laadittava toimintaansa varten kirjallinen työjärjestys”.

1-3 (tammi-helmi-maaliskuu):

tilinpäätöskausi
korjaushankkeiden kilpailutukset
tilin- ja/tai toiminnantarkastuksen järjestäminen, jos yhtiöjärjestys ei määrää muuta
tilinpäätöskausi
korjaushankkeiden kilpailutukset
yhtiökokouskausi alkaa
korjausavustusten hakuaika

4-6 (huhti-touko-kesäkuu):

kesän korjaushankkeiden käynnistäminen
kesäsaunajärjestelyt
loma-ajan järjestelyt
uusien hallitusten jäsenten perehdytys
kevättalkoojärjestelyt

7-9 (heinä-elo-syyskuu):

talouden väliraporttien käsittely, sopimuksenmukainen väliraportointi (6 kk)
syystalkoojärjestelyt

10-12 (loka-marras-joulukuu):

taloyhtiön korjausohjelman päivittäminen
- tulevan vuoden korjaustarpeiden kartoitus erityisesti korjausbudjetin näkökulmasta
vahvistetaan seuraavan vuoden hallituksen kokoussuunnitelma
kiinteistövakuutusten muutostarpeiden arviointi
hallituksen arviointikokous (Taloyhtiön hyvä hallintotapa-suositus 2016: ”Hallituksen on säännöllisesti arvioitava toimintaansa ja työskentelytapojaan.”)
taloyhtiön omistamien vuokratilojen vuokrantarkistukset

3 ERIKOISTILANTEET HALLITUSTYÖSKENTELYSSÄ

3.1 Huoneiston hallintaanotto ja hallituksen varoitus

Asunto-osakeyhtiölain mukaan yhtiökokous voi päättää, että osakkeenomistajan hallinnassa oleva osakehuoneisto on enintään kolmen vuoden ajaksi otettava yhtiön hallintaan, jos:

osakkeenomistaja ei maksa erääntynyttä yhtiövastiketta tai 3 §:n 4 momentissa tarkoitettuja kuluja;
osakehuoneistoa hoidetaan niin huonosti, että yhtiölle tai toiselle osakkeenomistajalle aiheutuu siitä haittaa;
osakehuoneistoa käytetään oleellisesti vastoin yhtiöjärjestyksestä ilmenevää käyttötarkoitusta tai muuta yhtiöjärjestyksen määräystä taikka, jos osakehuoneiston käyttötarkoituksesta ei määrätä yhtiöjärjestyksessä, vastoin yhtiön hyväksymää tai muuten vakiintunutta käyttötarkoitusta;
osakehuoneistossa vietetään häiritsevää elämää; tai
osakkeenomistaja tai muu osakehuoneistossa asuva ei noudata, mitä järjestyksen säilymiseksi yhtiön tiloissa on tarpeen.

Osakehuoneistoa ei saa ottaa yhtiön hallintaan, jos rikkomuksella on vain vähäinen merkitys.

Ennen kun päätös osakehuoneiston ottamisesta yhtiön hallintaan voidaan tehdä, hallituksen on annettava kirjallinen varoitus asiasta huoneiston osakkaille ja asukkaille. Varoitus on annettava tiedoksi siten kuin haasteen tiedoksi antamisesta säädetään tai muuten todistettavalla tavalla.

Hallituksen on hyvä suhtautua taloyhtiössä aiheutuviin häiriötilanteisiin vakavasti ja asunto-osakeyhtiölain mukaisiin toimiin on syytä ryhtyä, kun niiden edellytykset täyttyvät.

3.1.1 Hallituksen varoitus vastikesaatavista

Huutjärvi Yhtiöillä on oikeus hallituksen valtuuttamana toimittaa osakkaalle hallituksen varoitus huoneiston hallintaan ottamisesta vastikesaatavista ilman pöytäkirjaan kirjattua erillistä hallituksen päätöstä, jos osakkaan vastikerästit vastaavat vähintään kolmen kuukauden vastikkeiden määrää.
Ennen hallituksen varoituksen antamista SKH Isännöinti on oikeutettu isännöintisopimuksen mukaisesti toimittamaan osakkaalle maksuhuomautuksen ja siirtämään saatavat perintätoimiston perittäväksi.

Hallituksen kirjallinen varoitus huoneiston hallintaan otosta toimitetaan haastemiehen välityksellä tai muutoin todistettavalla tavalla osakkaalle/osakkaille ja kaikille huoneistossa asuville (täysi-ikäisille) asukkaille.

Huutjärvi Yhtiöt on sähköpostitse yhteydessä hallituksen jäseniin ennen hallituksen varoituksen toimittamista. Annettu hallituksen varoitus kirjataan seuraavaan hallituksen kokouksen pöytäkirjaan.
Mikäli osakas ei maksa yhtiön saatavia hallituksen varoituksesta huolimatta, on yhtiöllä mahdollisuus ottaa huoneisto hallintaan saatavien turvaamiseksi. Päätös huoneiston hallintaan otosta tehdään yhtiökokouksessa.
Hallitus päättää hallintaan ottoa käsittelevän yhtiökokouksen koollekutsumisesta aina erikseen.
Jos osakkeenomistaja varoituksen johdosta viivytyksettä ennen yhtiökokouksen päätöstä maksaa vastikerästit, yhtiöllä ei ole oikeutta ottaa osakehuoneistoa hallintaansa. Tällöin osakkeenomistajan on kuitenkin korvattava varoituksen antamisesta ja yhtiökokouksen koolle kutsumisesta yhtiölle jo aiheutuneet kustannukset.

3.2 Isännöitsijätodistukset

Isännöitsijäntodistus tarvitaan, jos huoneisto myydään, vuokrataan tai osakekirjat pantataan lainan vakuudeksi. Isännöitsijäntodistuksella todennetaan asuntoon kohdistuvien osakkeiden omistusoikeus ostajalle tai lainan antajalle. Isännöitsijäntodistus on voimassa kolme kuukautta päiväyksestä.

3.2.1 Isännöitsijäntodistuksen sisältö

Isännöitsijäntodistuksesta ilmenee huoneiston tai tilan sen hetkinen osakerekisteriin merkitty omistaja eli osakas. Todistuksesta selviää myös huoneiston tärkeimmät tiedot, kuten käyttötarkoitus, huoneistotyyppi, neliömäärät, sijainti kerros, huoneistoon oikeuttavat osakkeet, perittävät vastikkeet, vastiketilanne sekä mahdollinen huoneistokohtainen laina.

Yhtiökohtaisista tiedoista käy ilmi yhtiön mahdolliset lainat, kiinnitykset, asuntojen ja muiden huoneistojen lukumäärät, autopaikat, säilytys- ja yhteiskäyttöiset tilat sekä tonttitiedot. Yhtiökohtaisiin tietoihin on merkitty myös taloyhtiön tekniset tiedot, kuten pääasiallinen rakennusaine, kattotyyppi, valmistumisvuosi, lämmitysjärjestelmä, ilmanvaihtojärjestelmä, antennijärjestelmä sekä yhtiön energiakulutus päättyneeltä vuodelta.

Todistuksesta ilmenee myös mahdolliset käyttö- ja luovutusrajoitukset, esim. kunnan tai osakkaiden lunastusoikeus. Todistuksessa ilmenee lisäksi tiedot yhtiön rakennuksista ja niiden kuntoon liittyvistä yhtiön tiedossa olevista seikoista, samoin kun tiedot osakehuoneistosta ja sen kuntoon liittyvistä yhtiön tiedossa olevista seikoista. Päätetyt tai varmuudella tiedossa olevat huomattavat perusparannukset, korjaukset ja muut velvoitteet sekä suoritetut huomattavat korjaukset ovat siis nähtävissä isännöitsijäntodistuksessa.

3.2.2 Isännöitsijäntodistuksen tilaaminen ja toimitus

Isännöitsijäntodistuksen voi tilata joko huoneiston osakas tai osakkaan valtuuttama henkilö (usein kiinteistönvälittäjä). Esimerkiksi välittäjän tilatessa todistuksen, tulee hänen toimittaa SKH:lle toimeksiantosopimus tilauksen yhteydessä.

Isännöitsijäntodistuksen voi tilata joko , sähköpostilla ) tai puhelimitse asiakaspalvelustamme Isännöitsijäntodistuksen toimitusaika on 3-5 arkipäivää. Todistus allekirjoitetaan sähköistä allekirjoitusta käyttäen ja se toimitetaan asiakkaalle sähköpostitse. Paperinen isännöitsijäntodistus toimitetaan vain asiakkaan erillisestä pyynnöstä.

4 YHTIÖKOKOUS

4.1 Talon kokoukset

Yhtiökokouskutsut lähetetään kaikille osakkeenomistajille postitse tai osakkaan halutessa sähköpostitse, ja tulevan kokouksen kutsu ja sen liitemateriaali löytyvät myös Huutjärvi Yhtiöiden toimistolta.

4.2 Yhtiökokouksen osallistujat

Jokaisella osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää puhevaltaa edellyttäen, että hänet on merkitty osakkeenomistajaksi osakeluetteloon tai hän on osoittanut saannostaan luotettavan selvityksen. Osakkeenomistaja saa käyttää oikeuttaan yhtiökokouksessa myös valtuutetun välityksellä. Valtuutetun on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa.

Yhtiökokouksessa on läsnäolo-oikeus myös tilintarkastajilla, hallituksen jäsenillä, isännöitsijällä sekä osakkeenomistajan tai asiamiehen avustajalla. Lain edellyttämissä tapauksissa myös asukkaalla on osallistumisoikeus yhtiökokoukseen. Yhtiökokous voi sallia myös muiden henkilöiden läsnäolon yhtiökokouksessa. Taloyhtiön osakasluettelo on hallituksen jäsenten nähtävillä Huutjärvi Yhtiöiden toimistolla.

4.3 Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat ja kokouskutsu

Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksella on velvollisuus kutsua yhtiökokous koolle. Lain mukaan kokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen yhtiökokousta. Yhtiöjärjestyksessä voidaan pidentää lyhyempää määräaikaa ja lyhentää pidempää määräaikaa.

Kokouskutsun on oltava kirjallinen ja se on toimitettava jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka postiosoite on yhtiön tiedossa tai joka on ilmoittanut yhtiölle sähköpostiosoitteen tai muun tietoliikenneyhteyden kutsun toimittamista varten. Kokouskutsu voidaan siis toimittaa myös sähköpostitse, mutta vain siinä tapauksessa, että osakas on ilmoittanut tahtovansa kokouskutsun sähköisesti.

Kokouskutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat. Mikäli varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään yhtiöjärjestyksessä mainitut asiat, riittää kokouskutsussa viittaus siihen yhtiöjärjestyksen pykälään, jossa luetellaan käsiteltävät asiat. Yhtiökokouksessa ei voida tehdä päätöstä asiasta, jossa ei ole noudatettu asunto-osakeyhtiölain tai yhtiöjärjestyksen määräyksiä ja säännöksiä.

Yksittäisellä osakkeenomistajalla on oikeus saada asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, mikäli hän toimittaa kirjallisen vaatimuksen hallitukselle niin hyvissä ajoin, että se voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Asian tulee koskea yhtiökokouksen toimivaltaan kuuluvia asioita. Osakkeenomistaja voi vaatia asian käsittelyä jo tiedossa olevaan varsinaiseen tai ylimääräiseen yhtiökokoukseen.

4.4 Ylimääräinen yhtiökokous

Asunto-osakeyhtiölain mukaan ylimääräinen yhtiökokous on pidettävä, jos yhtiökokous tai hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai jos tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja tai osakkeenomistajat, joilla on vähintään kymmenesosa (1/10) kaikista osakkeista, kirjallisesti sitä vaativat ilmoittamansa asian käsittelemistä varten. Asian tulee koskea yhtiökokouksen toimivaltaan kuuluvia asioita. Kokouskutsu on toimitettava neljäntoista (14) päivän kuluessa vaatimuksen esittämisestä.

Ylimääräisen yhtiökokouksen koollekutsuminen saattaa tulla tarpeelliseksi esimerkiksi silloin, kun yhtiölle on tulossa yllättäviä korjauksia eikä niitä saada katettua normaalein vastiketuotoin, tai hallituksen jäsenten lukumäärää joudutaan täydentämään hallituksesta eronneiden jäsenten tilalle.

4.5 Päätöksenteko

Yhtiökokoukselle kuuluu päätöksenteko monista yhtiötä koskevista asioista. Yhtiökokous päättää esimerkiksi rakennuksessa tehtävistä perusparannuksista ja uudistuksista sekä perittävien vastikkeiden ja maksujen suuruudesta. Yhtiökokouksessa ei saa tehdä päätöstä, joka tuottaa osakkeenomistajalle tai muulle henkilölle epäoikeutettua etua yhtiön tai toisen osakkeenomistajan kustannuksella (yhdenvertaisuus).

Yhtiökokouksessa pääsääntönä on enemmistöpäätös. Enemmistöpäätös tarkoittaa sitä, että yhtiökokouksen päätökseksi tulee se ehdotus, jota kannattaa yli puolet annetuista äänistä. Äänten laskussa ei oteta huomioon sellaisten osakkaiden edustamia ääniä, jotka eivät saa äänestää asiassa esimerkiksi esteellisyyden takia, eikä äänestämättä jättäneiden osakkaiden edustamia ääniä. Päätökseen riittää siis enemmistö niistä äänistä, jotka kyseisessä äänestyksessä annetaan. Äänten mennessä tasan äänestys ratkeaa puheenjohtajan äänellä, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Puheenjohtajan ääni ratkaisee, vaikka hän ei olisi yhtiön osakkeenomistaja.

Vaaleissa valituksi tulee eniten ääniä saanut. Tasatilanteet ratkaistaan arvalla. Yhtiökokous voi ennen vaalia päättää, että valitun tulee saada yli puolet annetuista äänistä.

Määräenemmistö päätös tarkoittaa sitä, että päätökseksi tulee esitys, jota kannattaa 2/3 yhtiökokouksessa edustetuista osakkeista ja annetuista äänistä. Määräenemmistö lasketaan siis sekä edustetuista osakkeista ja annetuista äänistä. Tavallisin määräenemmistöpäätös on yhtiöjärjestyksen muuttaminen. Määräenemmistövaatimusta ei voi lieventää yhtiöjärjestyksen määräyksellä, mutta sitä voidaan tiukentaa.

4.6 Äänioikeus ja äänestysmenettely

Jokaisella osakeluetteloon merkityllä osakkeenomistajalla on äänioikeus yhtiökokouksessa. Asunto-osakeyhtiölain mukaan osake tuottaa yhden äänen kaikissa yhtiökokouksessa käsiteltävissä asioissa. Yhtiöjärjestyksessä voidaan kuitenkin määrätä, että jokainen osakeryhmä tuottaa yhden äänen.

Uudella osakkeenomistajalla on mahdollisuus osallistua äänestykseen, jos hänet on jo merkattu osakeluetteloon tai jos hän esittää luotettavan selvityksen omistussuhteestaan viimeistään yhtiökokouksessa. Selvitykseksi kelpaavat omistusoikeuden osoittavat asiakirjat esim. osakekirjan hallinta tai selvitys siitä, että osakekirjaa säilytetään hänen lukuunsa ja osakekirjassa on katkeamaton siirtomerkintäketju.

Osakkeenomistaja saa käyttää oikeuttaan yhtiökokouksessa valtuutetun välityksellä. Valtuutetun on esitettävä päivätty valtakirja tai muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Valtuutus koskee yhtä kokousta, jollei valtuutuksesta muuta ilmene. Osakkeenomistajalla ja valtuutetulla saa olla kokouksessa avustaja. Yhteisomistajilta, esimerkiksi avio- tai avopuolisot, jotka asuvat samassa rakennuksessa, ei vaadita valtakirjaa.

Kun yhtiökokouksessa äänestetään päätöksestä, valitaan ensimmäisenä äänestystapa. Äänestystavasta päättäminen tapahtuu normaalilla enemmistöpäätöksellä. Suljettu lippuäänestys toteutetaan, jos yksikin osakkeenomistaja sitä vaatii.

Asunto-osakeyhtiölain mukaan yhtiökokouksessa järjestettävässä äänestyksessä yhden osakkeenomistajan äänimäärä on enintään viidesosa kokouksessa edustettujen osakkeiden yhteenlasketusta äänimäärästä, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä äänileikkurista toisin tai siitä, ettei asunto-osakeyhtiölain mukaista äänileikkuria sovelleta. Lain mukainen äänileikkuri tarkoittaa, että useampia osakkeenomistajia edustava valtuutettu voi äänileikkurista huolimatta käyttää täysimääräisesti edustamiaan äänioikeuksia, vaikka edustettujen osakkeenomistajien yhteenlaskettu äänimäärä ylittäisi 20 prosenttia annetuista äänistä.

4.7 Tilinpäätös

Asunto-osakeyhtiön toiminta jaetaan 12 kuukauden pituisiin tilikausiin, joilta tehdään tilinpäätös. Tilinpäätös tehdään neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä ja siinä selvitetään toiminnan tulos sekä yrityksen varallisuusasema: omaisuus, omat varat ja otetut lainat.

Tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma, tase, vastikerahoituslaskelma ja liitetiedot. Asunto-osakeyhtiön tasekirjassa on:

Toimintakertomus ja sen liitesivut

kulutustiedot
vastikerahoituslaskelma
talousarviovertailu
kiinteistön korjausohjelma

Tilinpäätös

tuloslaskelma ja tase
liitetiedot
tilinpäätöksen allekirjoitukset ja tilinpäätösmerkintä
luettelo käytetyistä kirjanpitokirjoista ja tieto niiden säilytystavoista
tase-erittelyt ja lainaosuuslaskelmat

Tilinpäätös esitellään yhtiökokouksessa. Malliesittelyn löydät täältä:

https://youtu.be/062aMh3U2K4

Lisätietoa tilinpäätökseen liittyen löydät myös näistä videoista:

Tuloslaskelma ja tase: https://youtu.be/1Ogkl3Wziwo
As Oy rahastointi ja tilinpäätöksen järjestelykeinot: https://youtu.be/egFBqnouZlk

4.8 Tilintarkastus

Se onko taloyhtiössä oltava tilintarkastaja, riippuu taloyhtiön yhtiöjärjestysmääräyksistä. Joka tapauksessa asunto-osakeyhtiöllä on oltava yhtiökokouksen valitsema tilintarkastaja, jos yhtiön rakennuksessa tai rakennuksissa on vähintään 30 osakkeenomistajien hallinnassa olevaa huoneistoa tai jos osakkeenomistajat, joilla on vähintään yksi kymmenesosa kaikista osakkeista tai yksi kolmasosa kokouksessa edustetuista osakkeista, vaativat sitä varsinaisessa yhtiökokouksessa tai yhtiökokouksessa, jossa asiaa kokouskutsun mukaan on käsiteltävä.

Yhtiökokous valitsee tilintarkastajat. Tilintarkastajan on oltava ammattitilintarkastaja eli KHT- tai HT-auktorisoitu tilintarkastaja. Tilintarkastajan on oltava yhtiön johdosta riippumaton. Tilintarkastus sisältää yrityksen tilikauden kirjanpidon, tilinpäätöksen ja hallinnon tarkastuksen.

4.9 Toiminnantarkastus

Yhtiössä on oltava yhtiökokouksen valitsema toiminnantarkastaja, jos yhtiössä ei ole velvollisuutta valita tilintarkastajaa ja yhtiöjärjestyksessä ei nimenomaisesti määrätä, ettei toiminnantarkastajaa tarvitse olla. Toiminnantarkastaja on yhtiöjärjestyksestä riippumatta aina valittava, jos yhtiössä ei ole tilintarkastajaa ja osakkeenomistajat, joilla on vähintään yksi kymmenesosa kaikista osakkeista tai yksi kolmasosa kokouksessa edustetuista osakkeista, vaativat sitä varsinaisessa yhtiökokouksessa tai yhtiökokouksessa, jossa asiaa on kokouskutsun mukaan käsiteltävä.

Toiminnantarkastajan valitsee yhtiökokous. Toiminnantarkastajalle ei aseteta vastaavia tilintarkastajia koskevia ammatillisia kelpoisuusvaatimuksia. Toiminnantarkastajalla on oltava sellainen taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus ja kokemus kuin yhtiön toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden on tarpeen tehtävän hoitamiseksi. Toiminnantarkastajan on oltava riippumaton toiminnantarkastusta suorittaessaan. Toiminnantarkastus sisältää yhtiön talouden ja hallinnon tarkastuksen.